En busca del tiempo perdido...

LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Una gestión del tiempo eficaz nos permitiría, además de contar con más tiempo libre, realizar aquellas acciones que siempre vamos dejando en el tintero por "falta de tiempo". En general, perdemos mucho el tiempo, aunque, a veces, está pérdida también es necesaria. No considero que sea una pérdida de tiempo pasar ratos en la sala de profesores charlando con los compañeros, aunque no sea necesariamente de cuestiones educativas. Tampoco lo es darte un paseo por el centro, entre otras.

No obstante, hay mucho tiempo perdido que deberíamos controlar y evitar. Una adecuada gestión del tiempo aumenta la productividad a la vez que disminuye el nivel de estrés. Un buen director debe no solo gestionar bien su tiempo, sino también en de los demás miembros de la Comunidad Educativa.

Para empezar, debemos identificar cuándo "perdemos el tiempo".

1.       Identificar aquellas tareas, personas, etc. que implican un gasto excesivo de tiempo: reuniones ineficientes; correos, whatsapp y todo aquellas aplicaciones que al tenerlas abiertas distraen nuestra atención; llamadas de teléfono; interrupciones de compañeros sin motivos reales; mala gestión de compañeros; procesos administrativos engorrosos; etc.

2.       Identificar aquellas costumbres de nosotros mismos que nos hacen perder el tiempo: objetivos confusos; falta de planificación; no priorizar adecuadamente; no delegar; estrés; procrastinación; perfeccionismo, etc.

Una vez hecho esto, pondremos las medidas correspondientes que pueden ser:

·   Consultar las aplicaciones como el correo y el whatsapp solo en determinados momentos del día.

·  Aprender a terminar una conversación telefónica o presencial cuando no aporte nada. Puedes emplear fórmulas corteses del tipo: "Bueno, no quiero quitarte más tiempo..., ya hablaremos en otra ocasión, etc.".

·      Utilizar a los administrativos para tareas burocráticas engorrosas.

·   Determinar cuándo se es más eficiente. Buscar el horario más adecuado para realizar nuestro trabajo.

·      Priorizar las diferentes tareas en función de su importancia y urgencia. Hay un principio básico que dice que todo aquello que nos suponga menos de 5 minutos de tiempo su realización debemos hacerlo inmediatamente.

·       Planificar  las tareas a realizar. Se puede realizar en diferente tiempos: diaria, semanal, trimestral y anual.

Teniendo esto en cuenta, es importante a principios de curso organizar las reuniones de todo el año de los diferentes órganos del centro (Claustro, Consejo Escolar, ETCP, etc.). Esto nos permite hacer un ejercicio de reflexión sobre las tareas y procesos a realizar y su distribución temporal. Lógicamente, es un calendario aproximado y sujeto a posibles modificaciones.

·      Agrupa tareas similares,  programando momentos del día sin interrupciones, con el fin de poder acabar las tareas más imprescindibles.

·       Reservar momentos, aunque sean breves, para descansar, pensar y relacionarse con los profesores.

·         Delegar.

Dada la importancia de la gestión del tiempo en las reuniones, le dedicamos un apartado:

Gestión de las reuniones.

Escoger bien el lugar, fecha y hora, los medios y los materiales necesarios. Los fallos por falta de algún material pueden provocar pérdidas de tiempo.

Convocar las reuniones que de verdad sean necesarias. Si existe un mecanismo o procedimiento alternativo para ahorrarla de forma que la comunicación se pueda realizar por otras vías, mejor.

Toda reunión debe tener un responsable, un moderador, objetivos, puntos a tratar, acuerdos que se pretenden, conclusiones. Todo debe quedar perfectamente claro tanto en la convocatoria de la misma como en el acta levantada como consecuencia de la misma.

 Determinar las personas concretas a las que va dirigida, con capacidad de decisión y de actuación. Las reuniones deben estar trabajadas tanto por el convocante como por los asistentes, debe existir un trabajo previo (lectura de documentos, análisis crítico, propuestas elaboradas, etc.).

 La reunión debe ser lo más corta posible, para lo que se establecerá la duración de cada uno de los puntos a tratar y el tiempo de intervención de cada participante.

 Exigir puntualidad y comprometerse con los tiempos de duración y finalización.

Herramientas digitales para la gestión del tiempo.

Finalmente, dedicamos un apartado a las herramientas digitales que pueden ayudarnos a gestionar el tiempo.

·         Utilización de plantillas. Existen muchas aplicaciones ofimáticas que permiten guardar plantillas que podemos usar para documentos similares.

·         Guardar en formato digital los documentos más usuales. Si tenemos modelos de documentos guardados y de forma que sean fácilmente localizables, podemos ahorrar mucho trabajo y no empezar cada informe, certificación, etc. desde el principio.

·         Un gestor de correo (Google Mail, Outlook, Thunderbird, etc.) nos permite crear listas de distribución correspondientes a los distintos grupos de personas con las que nos comunicamos habitualmente (Consejo Escolar, Claustro, Jefes de Departamento, ETCP, Tutores, etc.), lo que nos agiliza muchísimo la comunicación y la coordinación.

·         La serie Google: Mail, Calendar, Docs, Drive, Tasks, etc. nos puede resultar de gran utilidad.  Nos permite tener calendarios y documentos compartidos, listar tareas, recibir avisos, etc. Google Calendar nos permite compartir calendarios; Google Tasks listar nuestras tareas, consultarlas e incluso recibir avisos en el correo; Google Drive para trabajar documentos de forma colaborativa; Google Forms para elaborar encuestas, memorias, etc. de forma rápida y eficaz, ya que su tratamiento posterior es muy sencillo; etc.

·         Herramientas para la gestión de tareas. Suelo usar Wunderlist, es muy sencilla pero permite una organización de las tareas muy eficaz.