En busca del tiempo perdido...
LA GESTIÓN DEL TIEMPO
Una gestión del tiempo eficaz nos
permitiría, además de contar con más tiempo libre, realizar aquellas acciones
que siempre vamos dejando en el tintero por "falta de tiempo". En
general, perdemos mucho el tiempo, aunque, a veces, está pérdida también es
necesaria. No considero que sea una pérdida de tiempo pasar ratos en la sala de
profesores charlando con los compañeros, aunque no sea necesariamente de
cuestiones educativas. Tampoco lo es darte un paseo por el
centro, entre otras.
No obstante, hay mucho tiempo
perdido que deberíamos controlar y evitar. Una adecuada gestión del tiempo
aumenta la productividad a la vez que disminuye el nivel de estrés. Un buen
director debe no solo gestionar bien su tiempo, sino también en de los demás
miembros de la Comunidad Educativa.
Para empezar, debemos identificar
cuándo "perdemos el tiempo".
1.
Identificar aquellas tareas, personas, etc. que
implican un gasto excesivo de tiempo: reuniones ineficientes; correos, whatsapp
y todo aquellas aplicaciones que al tenerlas abiertas distraen nuestra
atención; llamadas de teléfono; interrupciones de compañeros sin motivos reales;
mala gestión de compañeros; procesos administrativos engorrosos; etc.
2.
Identificar aquellas costumbres de nosotros
mismos que nos hacen perder el tiempo: objetivos confusos; falta de
planificación; no priorizar adecuadamente; no delegar; estrés; procrastinación;
perfeccionismo, etc.
Una vez hecho esto, pondremos las
medidas correspondientes que pueden ser:
· Consultar las aplicaciones como el correo y el
whatsapp solo en determinados momentos del día.
· Aprender a terminar una conversación telefónica
o presencial cuando no aporte nada. Puedes emplear fórmulas corteses del tipo:
"Bueno, no quiero quitarte más tiempo..., ya hablaremos en otra ocasión,
etc.".
· Utilizar a los administrativos para tareas
burocráticas engorrosas.
· Determinar cuándo se es más eficiente. Buscar el horario más adecuado para
realizar nuestro trabajo.
· Priorizar las diferentes tareas en función de su
importancia y urgencia. Hay un principio básico que dice que todo aquello que
nos suponga menos de 5 minutos de tiempo su realización debemos hacerlo
inmediatamente.
· Planificar
las tareas a realizar. Se puede realizar en diferente tiempos: diaria, semanal,
trimestral y anual.
Teniendo esto
en cuenta, es importante a principios de curso organizar las reuniones de todo
el año de los diferentes órganos del centro (Claustro, Consejo Escolar, ETCP,
etc.). Esto nos permite hacer un ejercicio de reflexión sobre las tareas y
procesos a realizar y su distribución temporal. Lógicamente, es un calendario
aproximado y sujeto a posibles modificaciones.
· Agrupa
tareas similares, programando
momentos del día sin interrupciones, con el fin de poder acabar las
tareas más imprescindibles.
· Reservar
momentos, aunque sean breves, para descansar, pensar y relacionarse con
los profesores.
·
Delegar.
Dada la importancia de la gestión
del tiempo en las reuniones, le dedicamos un apartado:
Gestión de las reuniones.
Escoger bien el lugar, fecha y
hora, los medios y los materiales necesarios. Los fallos por falta de algún
material pueden provocar pérdidas de tiempo.
Convocar las reuniones que de
verdad sean necesarias. Si existe un mecanismo o procedimiento alternativo para
ahorrarla de forma que la comunicación se pueda realizar por otras vías, mejor.
Toda reunión debe tener un
responsable, un moderador, objetivos, puntos a tratar, acuerdos que se
pretenden, conclusiones. Todo debe quedar perfectamente claro tanto en la
convocatoria de la misma como en el acta levantada como consecuencia de la
misma.
Determinar las personas concretas a las que va
dirigida, con capacidad de decisión y de actuación. Las reuniones deben estar
trabajadas tanto por el convocante como por los asistentes, debe existir un
trabajo previo (lectura de documentos, análisis crítico, propuestas elaboradas,
etc.).
La reunión debe ser lo más corta posible, para
lo que se establecerá la duración de cada uno de los puntos a tratar y el
tiempo de intervención de cada participante.
Exigir puntualidad y comprometerse con los
tiempos de duración y finalización.
Herramientas digitales para la gestión del tiempo.
Finalmente, dedicamos un apartado
a las herramientas digitales que pueden ayudarnos a gestionar el tiempo.
·
Utilización de plantillas. Existen muchas
aplicaciones ofimáticas que permiten guardar plantillas que podemos usar para
documentos similares.
·
Guardar en formato digital los documentos más
usuales. Si tenemos modelos de documentos guardados y de forma que sean
fácilmente localizables, podemos ahorrar mucho trabajo y no empezar cada
informe, certificación, etc. desde el principio.
·
Un gestor de correo (Google Mail, Outlook,
Thunderbird, etc.) nos permite crear listas de distribución correspondientes a
los distintos grupos de personas con las que nos comunicamos habitualmente
(Consejo Escolar, Claustro, Jefes de Departamento, ETCP, Tutores, etc.), lo que
nos agiliza muchísimo la comunicación y la coordinación.
·
La serie Google: Mail, Calendar, Docs, Drive,
Tasks, etc. nos puede resultar de gran utilidad. Nos permite tener calendarios y documentos compartidos,
listar tareas, recibir avisos, etc. Google Calendar nos permite compartir
calendarios; Google Tasks listar nuestras tareas, consultarlas e incluso
recibir avisos en el correo; Google Drive para trabajar documentos de forma
colaborativa; Google Forms para elaborar encuestas, memorias, etc. de forma
rápida y eficaz, ya que su tratamiento posterior es muy sencillo; etc.
·
Herramientas para la gestión de tareas. Suelo
usar Wunderlist, es muy sencilla pero permite una organización de las tareas
muy eficaz.
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